EFD-Reinf e distribuição de lucros: regras, prazos e cuidados para 2026

A distribuição de lucros na EFD-Reinf exige atenção aos prazos, eventos e limites de isenção. Em 2026, a tributação de dividendos acima de R$ 50 mil mensais trouxe novas regras de IRRF e cuidados para os contadores. Entenda o que mudou e como informar os valores corretamente.

A distribuição de lucros na EFD-Reinf se tornou um ponto de atenção obrigatório para contadores desde que a Receita Federal passou a exigir a informação desses valores, mesmo quando são isentos de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Em 2026, esse cuidado ganhou ainda mais importância. Com a entrada em vigor da Lei nº 15.270/2025, a distribuição de lucros e dividendos acima de R$ 50 mil por mês, realizada por uma mesma empresa a uma mesma pessoa física residente no Brasil, passou a estar sujeita à retenção de 10% de IRRF sobre o valor total distribuído.

A mudança exige atenção não apenas à tributação, mas também à escrituração contábil, à documentação que comprova os resultados e ao correto preenchimento dos eventos da EFD-Reinf.

Neste artigo, você confere as principais regras, os prazos e os cuidados necessários para informar a distribuição de lucros corretamente e evitar inconsistências fiscais.

O que você vai ler neste artigo:

• Entendendo a EFD-Reinf e sua relação com a distribuição de lucros

• Regras para a distribuição de lucros

• Prazos e eventos na EFD-Reinf

• Riscos e penalidades na distribuição de lucros

• Boas práticas para evitar autuações

• Como fazer a entrega da EFD-Reinf?

• Atenção redobrada com a distribuição de lucros em 2026

1. Entendendo a EFD-Reinf e sua relação com a distribuição de lucros

Antes de entrar nas regras de distribuição, é importante entender como a EFD-Reinf impacta essa operação no dia a dia contábil.

A EFD-Reinf, regulamentada pela IN RFB nº 2.043/2021, é uma obrigação acessória integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela complementa o eSocial no registro de rendimentos pagos, retenções de tributos e outras informações fiscais.

Com a publicação da Instrução Normativa RFB nº 2.163/2023, os lucros e dividendos distribuídos passaram a ser informados na EFD-Reinf, mesmo quando não há retenção de Imposto de Renda na fonte.

A exigência alcança empresas de todos os regimes tributários, inclusive Simples Nacional e MEI, sempre que houver distribuição de lucros e dividendos a pessoas físicas ou jurídicas.

O registro é feito por meio dos eventos da série R-4000, conforme o perfil do beneficiário:

• R-4010: pagamentos ou créditos a beneficiário pessoa física;
• R-4020: pagamentos ou créditos a beneficiário pessoa jurídica.

É importante destacar que a obrigação de informar não significa que toda distribuição de lucros será tributada. A incidência depende das regras aplicáveis ao rendimento e ao beneficiário.

Em 2026, essa distinção ficou ainda mais relevante com as novas regras de tributação de dividendos.

2. Regras para a distribuição de lucros

As regras para distribuir lucros variam conforme o regime tributário e a existência de escrituração contábil capaz de comprovar os resultados da empresa.

Além disso, desde janeiro de 2026, a isenção passou a conviver com uma nova hipótese de retenção de IRRF sobre valores distribuídos acima de determinado limite.

2.1. Distribuição de lucros conforme o regime tributário

A possibilidade de distribuir lucros isentos depende da legislação aplicável a cada regime e da comprovação dos resultados.

Veja os principais cuidados:

No Lucro Presumido e no Simples Nacional, portanto, não basta considerar o saldo disponível em caixa para definir quanto pode ser distribuído com isenção.

É necessário observar os limites legais e manter documentação que demonstre a origem dos valores.

A escrituração contábil completa é especialmente importante quando a empresa pretende distribuir lucros acima dos limites calculados pela presunção fiscal.

2.2. O que mudou na tributação de lucros e dividendos em 2026?

A Lei nº 15.270/2025 introduziu uma nova regra de tributação para lucros e dividendos pagos, creditados, empregados ou entregues a pessoas físicas residentes no Brasil.

Desde 1º de janeiro de 2026, quando uma mesma pessoa jurídica distribui mais de R$ 50 mil a uma mesma pessoa física em um único mês, deve reter IRRF à alíquota de 10% sobre o valor total distribuído.

Isso significa que o imposto não incide apenas sobre o excedente de R$ 50 mil, mas sobre toda a distribuição realizada naquele mês.

Veja alguns exemplos:

O limite considera os pagamentos, créditos, empregos ou entregas realizados pela mesma pessoa jurídica ao mesmo beneficiário durante o mês. Caso existam várias distribuições no período, os valores devem ser somados para verificar a incidência.

A regra também se aplica às empresas optantes pelo Simples Nacional. Portanto, o regime tributário da empresa não afasta a nova retenção.

E os lucros apurados até 2025?

A Lei nº 15.270/2025 estabeleceu uma regra de transição para determinados lucros e dividendos relativos a resultados apurados até o ano-calendário de 2025.

Para usufruir da não incidência prevista na regra de transição, é necessário que a distribuição tenha sido aprovada até 31 de dezembro de 2025, que os valores sejam exigíveis conforme a legislação civil ou empresarial e que o pagamento, crédito, emprego ou entrega ocorra nos termos originalmente aprovados e dentro dos prazos legais.

Por isso, o contador precisa verificar a documentação societária e as condições da deliberação antes de aplicar a regra de transição.

3. Prazos e eventos na EFD-Reinf

Informar corretamente a distribuição de lucros na EFD-Reinf exige atenção ao prazo de entrega e ao período em que ocorreu o pagamento ou crédito.

A IN RFB nº 2.163/2023 estabeleceu uma regra específica para os rendimentos relativos a lucros e dividendos isentos de retenção de Imposto de Renda.

Nesse caso, o prazo foi prorrogado para o dia 15 do segundo mês subsequente ao trimestre correspondente.

Veja como funciona:

Essa prorrogação se aplica às informações de lucros e dividendos isentos de retenção. Quando houver incidência de IRRF, deve ser observado o prazo mensal regular da EFD-Reinf: dia 15 do mês seguinte ao fato gerador, com antecipação para o dia útil anterior quando não houver expediente bancário, conforme a regra geral aplicável.

Outro cuidado importante: a possibilidade de informar os pagamentos isentos em períodos posteriores não significa que o mesmo rendimento possa ser declarado mais de uma vez.

A Receita Federal esclarece que os valores informados em diferentes períodos de apuração são acrescentados aos registros anteriores. Por isso, o contador precisa acompanhar em qual competência cada distribuição foi declarada, evitando duplicidades e problemas em retificações.

3.1. Como informar a distribuição de lucros no evento R-4010?

O evento R-4010 é utilizado para informar pagamentos ou créditos realizados a beneficiários pessoas físicas, incluindo os lucros e dividendos distribuídos aos sócios.

Para essa operação, deve ser utilizada a natureza de rendimento:

• 12001 – Lucro e dividendo: código utilizado para informar os valores distribuídos aos beneficiários.

Em 2026, o preenchimento também precisa considerar o tipo de isenção instituído pela Nota Técnica EFD-Reinf nº 02/2026.

A nota técnica criou o tipo de isenção 12, destinado aos lucros e dividendos distribuídos nos termos do § 3º do artigo 6º-A da Lei nº 9.250/1995.

O tratamento dos campos deve observar a situação tributária da distribuição:

• Distribuição sem retenção: o valor deve ser informado no campo de rendimento bruto (vlrRendBruto), com o enquadramento de isenção aplicável.
• Distribuição sujeita à retenção: o valor bruto deve ser informado e o rendimento tributável (vlrRendTrib) deve corresponder ao total distribuído sujeito à tributação, com aplicação da alíquota de 10%.

Atenção: para pagamentos a pessoas jurídicas, deve ser observado o evento R-4020, conforme as orientações do leiaute.

Outra mudança importante envolve as empresas do Simples Nacional. A partir do período de apuração de maio de 2026, a Receita Federal determinou que a distribuição de lucros seja informada exclusivamente pela natureza de rendimento 12001, deixando de ser aplicável o antigo enquadramento pelo código 10001 associado ao tipo de isenção 5.

Essas atualizações tornam indispensável acompanhar as versões dos manuais e das notas técnicas da EFD-Reinf.

4. Riscos e penalidades na distribuição de lucros

A falta de documentação contábil e o preenchimento incorreto da EFD-Reinf podem trazer consequências fiscais para a empresa e aumentar o risco de questionamentos durante uma fiscalização.

Um dos principais problemas ocorre quando a empresa distribui valores sem demonstrar a existência de lucros efetivamente apurados ou sem observar os limites legais de isenção.

Nessas situações, a Receita Federal pode questionar a natureza dos pagamentos e, conforme as circunstâncias, caracterizá-los como remuneração, com consequências tributárias e previdenciárias.

Também existem riscos relacionados à própria obrigação acessória.

A omissão de informações, o atraso na entrega e os erros de preenchimento podem resultar em penalidades previstas na legislação da EFD-Reinf.

Conforme o artigo 7º da IN RFB nº 2.043/2021, a falta de entrega ou a apresentação com incorreções e omissões pode gerar:

• Multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante dos tributos informados, limitada a 20%, em caso de atraso ou falta de entrega;
• Multa de R$ 20 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas;
• Multa mínima de R$ 500, observadas as hipóteses legais de redução.

Para microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, existem reduções específicas das penalidades, conforme as condições previstas na legislação.

Além disso, quando houver IRRF sobre os lucros distribuídos, a falta de retenção ou de recolhimento pode gerar cobrança do imposto e acréscimos legais.

5. Boas práticas para evitar autuações

Para garantir segurança fiscal aos clientes, o contador precisa integrar a conferência contábil com o cumprimento das obrigações acessórias.

Algumas práticas ajudam a reduzir os riscos:

• Mantenha a escrituração contábil regular: documente os resultados, os lucros disponíveis e os valores efetivamente distribuídos.
• Verifique os limites de isenção: considere as regras do regime tributário e a nova tributação de dividendos vigente desde 2026.
• Acompanhe os pagamentos e créditos: monitore os valores destinados a cada sócio, especialmente quando houver mais de uma distribuição no mesmo mês.
• Respeite os prazos da EFD-Reinf: diferencie o prazo trimestral aplicável aos lucros isentos do prazo mensal regular para os rendimentos sujeitos à retenção.
• Utilize os eventos e códigos corretos: confira a natureza de rendimento 12001 e os campos de tributação e isenção aplicáveis.
• Guarde os documentos comprobatórios: mantenha demonstrações contábeis, balancetes, atas e deliberações societárias que respaldem a distribuição.
• Acompanhe as atualizações da Receita Federal: consulte os manuais e as notas técnicas para evitar o uso de regras e códigos desatualizados.

A revisão periódica desses procedimentos ajuda a identificar inconsistências antes da transmissão e evita que informações incorretas sejam incorporadas à escrituração fiscal.

6. Como fazer a entrega da EFD-Reinf?

A entrega da EFD-Reinf envolve o envio de diferentes eventos fiscais e tributários para a Receita Federal, conforme as operações realizadas pela empresa.

O processo pode ser realizado por meio de um sistema de gestão fiscal ou contábil integrado ao ambiente do SPED, além das ferramentas disponibilizadas pela Receita Federal.

Confira as principais etapas para transmitir a obrigação:

1. Verifique se a empresa está obrigada à EFD-Reinf

O primeiro passo é identificar se a empresa se enquadra nas regras de obrigatoriedade da escrituração.

A distribuição de lucros e dividendos deve ser informada independentemente do regime tributário, inclusive quando não existe retenção de Imposto de Renda.

2. Reúna as informações necessárias

Antes do envio, organize os dados que serão utilizados no preenchimento dos eventos, como:

• Dados cadastrais da empresa;
• Identificação dos beneficiários;
• Informações sobre pagamentos e créditos;
• Valores distribuídos e respectivas datas;
• Informações sobre retenções e enquadramentos tributários.

No caso da distribuição de lucros, também é importante conferir a documentação contábil e societária que fundamenta a operação.

3. Configure o sistema de envio

A transmissão pode ser feita por um software fiscal ou contábil integrado ao ambiente da EFD-Reinf.

Verifique se o sistema está atualizado e configurado com os dados da empresa, os eventos aplicáveis e um certificado digital válido, quando exigido.

4. Preencha e valide os eventos da EFD-Reinf

Os eventos devem ser preenchidos conforme as operações realizadas.

Para a distribuição de lucros a pessoas físicas, utilize o R-4010 e confira a natureza de rendimento 12001. Para beneficiários pessoas jurídicas, observe o evento R-4020.

Antes da transmissão, revise os valores, as datas, os beneficiários e os campos de tributação.

5. Transmita os eventos para a Receita Federal

Após a validação, envie os eventos ao ambiente da EFD-Reinf.

A Receita Federal processa as informações e retorna o resultado do processamento, permitindo identificar se os registros foram aceitos ou se existem inconsistências.

6. Acompanhe os retornos e faça correções quando necessário

Caso sejam identificados erros, corrija as informações e retransmita os eventos, observando os procedimentos de retificação ou exclusão aplicáveis.

O acompanhamento dos protocolos também ajuda a evitar duplicidade de informações, especialmente quando a distribuição de lucros isentos é declarada em períodos de apuração diferentes.

7. Mantenha os registros armazenados

Após a transmissão, guarde os comprovantes de envio e os documentos que deram origem às informações declaradas.

Essa documentação é fundamental para demonstrar a regularidade da distribuição em caso de fiscalização.

Com a automação fiscal, parte desse processo pode ser simplificada. A integração entre sistemas reduz tarefas manuais, facilita a conferência dos dados e ajuda o escritório a manter as informações organizadas para o cumprimento das obrigações.

Atenção redobrada com a distribuição de lucros em 2026

A obrigatoriedade de informar a distribuição de lucros na EFD-Reinf já exige atenção dos escritórios contábeis. Com as mudanças na tributação de dividendos em 2026, esse acompanhamento se tornou ainda mais importante.

Agora, além de comprovar a existência dos lucros e respeitar os limites legais de isenção, o contador precisa monitorar os valores distribuídos a cada beneficiário, verificar a incidência de IRRF e utilizar corretamente os eventos e códigos da escrituração.

O cuidado não deve ficar restrito ao momento da transmissão. A segurança começa na apuração contábil, passa pela formalização da distribuição e termina com a conferência das informações enviadas ao Fisco.

Manter esses processos organizados é fundamental para evitar inconsistências, reduzir riscos de autuação e garantir mais segurança fiscal aos clientes.

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