Como preparar ERP contábil para a Reforma Tributária

A Reforma Tributária vai muito além de uma mudança jurídica: ela exige que o ERP das empresas esteja preparado para receber, interpretar, calcular e transmitir corretamente as novas regras fiscais. Neste conteúdo, você vai entender por que o diagnóstico do sistema, a revisão cadastral e a construção de uma matriz tributária por operação são passos essenciais para evitar erros, retrabalhos e riscos operacionais durante a transição.

Engana-se quem pensa que a Reforma Tributária é um assunto exclusivamente jurídico e/ou tributário.  

Além de representar mudanças significativas para escritórios contábeis e empresas, de modo geral, ela transforma os sistemas de gestão, o cadastro de produtos e serviços e, sobretudo, a emissão de documentos fiscais. 

Neste contexto, pode-se afirmar que o ERP terá papel ainda mais estratégico porque conhecer as mudanças impostas pela Reforma Tributária, por si só, não será o bastante.  

Será preciso garantir que o sistema esteja apto a receber informações, interpretar, calcular e transmitir corretamente as operações. 

Minimizar os erros e possíveis retrabalhos significa estruturar de forma segura o sistema ERP, como revisar cadastros, processos e integrações, garantindo que essas estruturas funcionem de forma integrada e confiável. 

O que você vai ler neste artigo:

• Diagnóstico do ERP: o primeiro passo para a adaptação

• Cadastro fiscal como pilar da Reforma Tributária

• Parametrização ajustada às operações da empresa

• ERP como ferramenta estratégica para a gestão tributária

• Como preparar a empresa para uma gestão tributária mais eficiente e segura

• Perguntas frequentes

Diagnóstico do ERP: o primeiro passo para a adaptação

O problema começa antes do ERP, isto porque é muito comum as empresas iniciarem seu processo de adaptação questionando ao fornecedor do sistema: “Quando o meu ERP estará preparado para a Reforma Tributária”.  

A verdade é que acompanhar as atualizações constantemente disponibilizadas é apenas uma parte do processo, a adaptação precisa ser mais robusta e analítica.  

Por exemplo, de que nos adiantará seguir as Notas Técnicas disponíveis sem o devido diagnóstico da operação do meu sistema? 

Antes de entender se o sistema estará preparado, precisamos saber se a empresa está preparada.  

O primeiro passo deverá ser a análise geral do sistema, devemos mapear todas as operações da empresa, faz-se necessário entender se o ERP possui estrutura suficiente para suportar as parametrizações necessárias.  

Dentro desta análise, será muito importante validar: 

• Cadastro de produtos e serviços; 

• Configuração dos processos de entradas e saídas de documentos fiscais; 

• NCM, CFOP, CST e demais classificações fiscais; 

• Configurações de ICMS, IPI, ISS, PIS e COFINS; e 

• Formação de preços e composição dos custos. 

Cadastro fiscal como pilar da Reforma Tributária

Quem atua na área fiscal/tributária, em algum momento, destacou a importância da qualidade do cadastro, ele precisa ter a maior quantidade de informação possível para facilitar a correta interpretação e parametrização de operações ou regras fiscais.  

Com a Reforma, a revisão cadastral deixará de ser atividade pontual e passará a fazer parte da rotina de governança. 

Produto, serviço, operação, destinatário e localização, por exemplo, são informações que servirão como base para que o sistema possa aplicar as regras tributárias correspondentes. 

Qualquer omissão de informações ou fornecimento incorreto destas resultará em erros fiscais. 

A revisão cadastral vem se desenhando como uma das maiores oportunidades para profissionais contábeis e fiscais, já que ela é o ponto de partida para a construção do processo de governança tributária. 

Outro erro comum é tentar padronizar a mesma regra tributária para todas as operações, este erro está com os dias contados.  

A Reforma evidencia a urgência e a necessidade de olhar para as operações como elas são: parte de um ecossistema. 

Parametrização ajustada às operações da empresa

Venda, devolução, transferência, bonificação, remessa, aquisição e prestação de serviços poderão ter diferentes tratamentos.  

Recomenda-se construir e revisar continuamente uma matriz tributária por operação e ela será extremamente necessária já que a característica do destinatário e a finalidade da operação poderão modificar o tratamento tributário.  

Esta matriz deverá responder, obrigatoriamente, a algumas perguntas:  

O que estou fornecendo? Para quem? Qual será o destino? Qual a natureza da operação? Qual tratamento tributário será o mais adequado?  

Após construir todo o regramento da matriz tributária, deve-se materializar a parametrização do ERP tomando-o como base. Isto quer dizer que devemos, primeiro, definir as regras fiscais e somente depois disto configurar o sistema. 

Um dos maiores riscos deste período de transição é deixar os testes para depois, aguardando a parametrização forçada por conta do início da vigência das obrigações operacionais.  

Como sabemos, é preciso trabalhar com antecedência visando mitigar riscos, realizar os testes necessários (que vão além de emitir documentos fiscais) e simular cenários para validar as configurações realizadas.  

Em especial, torna-se primordial analisar a operação, a parametrização, o documento fiscal, a escrituração, a integração contábil e, ainda, o impacto financeiro. 

Os testes devem ser realizados de forma contínua, com o objetivo de exemplificar a realidade da empresa. Caso contrário, poderá ser homologado um sistema que correspondeu aos testes, mas comprometeu as operações mais relevantes. 

ERP como ferramenta estratégica para a gestão tributária 

Vivemos em uma época em que a inteligência artificial está cada vez mais presente nos procedimentos operacionais, mas não podemos esquecer que muitas análises dependem do “olhar humano”, da expertise profissional.  

Dito isto, o ERP poderá executar uma inteligência tributária aplicada, desde que as regras tenham sido corretamente definidas, validadas e parametrizadas. Por exemplo: 

• O setor fiscal irá definir e validar as regras tributárias, enquanto a o setor contábil fará o levantamento das consequências nos lançamentos contábeis, demonstração de resultados e balanço patrimonial. 

• A área comercial avaliará os efeitos sobre preços, composição de margens e fluxo de vendas/compras, a área de tecnologia fará com que os apontamentos sejam implantados de forma correta e, por fim, a gestão acompanhará todo o projeto para balizar toda e qualquer tomada de decisão.  

A atuação/implementação deverá ocorrer simultaneamente, de forma multissetorial e não de forma isolada. 

A Reforma Tributária deixará claro quais empresas realmente estão prontas, qual será a capacidade delas de integrar tributação, tecnologia e gestão.  

As empresas que tiverem o ERP como mera ferramenta para emitir documentos terão problemas e necessitarão de correções emergenciais, causando retrabalho e possíveis pausas operacionais.  

Por outro lado, aquelas que tomarem o ERP como ferramenta estratégica e parte da estrutura de governança tributária terão ganho de competitividade com processos confiáveis, mitigação de riscos e poderá aumentar a transparência das operações. 

Como preparar a empresa para uma gestão tributária mais eficiente e segura 

Diante de tudo que fora exposto acima, torna-se extremamente essencial atualizar o sistema, mas isto não será o bastante.  

Precisamos interpretar corretamente as regras, validar as operações, revisar os cadastros, construir matrizes tributárias confiáveis que balizarão todos os processos. O sistema deverá espelhar todo o procedimento operacional tributário da empresa.  

Uma atuação preventiva será primordial, as empresas poderão transformar obrigações em oportunidades de análises de processos, aumentar a eficiência e melhorar a qualidade das informações repassadas à gestão. 

O ponto principal, e a reflexão, que fica como alerta para os empresários neste momento é:  

O sistema ERP precisa estar preparado para a Reforma Tributária, mas a empresa precisa estar pronta para alimentar o ERP e implementar as mudanças necessárias para o bom andamento dos processos. 

O sucesso, ou insucesso, passa diretamente por este ponto.